Princípios do Lean Office e suas ferramentas

Princípios do Lean Office e suas ferramentas

Agora que você já sabe o que é Lean Office, quais são os desperdícios e o que isso representa em um processo administrativo, vamos conversar um pouco sobre os princípios do Lean Office e suas ferramentas para implementação.

Princípios do Lean Office

Os princípios da filosofia Lean foram introduzidos por Womack e Jones (2003) para mostrar que essa era uma prática que poderia ser introduzida nas mais diferentes empresas. Eles foram primeiramente pensados para o Lean Manufacturing, porém podem facilmente ser aplicados no Lean Office, são eles:
● Valor: definido por quem solicita, qual a necessidade;
● Fluxo de valor: mapeamento do fluxo, identificando cada passo que não crie valor e os
eliminando;
● Fluxo contínuo: “Faça com que os passos de criação de valor ocorram numa sequência
justa para que o produto ou serviço fluam suavemente em relação ao cliente”, diz
Womack, as interações entre pessoas devem ser planejadas e eficientes;
● Produção puxada: a produção é guiada pela necessidade da empresa;
● Perfeição: o Lean não é estático, a empresa deve estar em busca de melhoria
constante.
Saber a teoria é muito interessante, mas e na prática? Como implementamos o Lean Office? Existem algumas ferramentas de planejamento e ação para isso, a fim de guiar a empresa rumo aos processos enxutos. As que consideramos mais eficientes são:

5S

O programa 5S é baseado em princípios básicos de organização e disciplina e tem como objetivo a criação de um ambiente de trabalho adequado para a maior produtividade. Ele é formado por 5 princípios, ou 5 sensos, que formam a base da organização e disciplina necessária nos ambientes de trabalho:

● Senso de Utilização: separar o que é necessário do que é desnecessário;
● Senso de Organização: manter os itens necessários nos seus lugares e com fácil
acesso;
● Senso de Limpeza: minimizar fontes de sujeira e gerir responsabilidades compartilhadas;
● Senso de Padronização: criar controles visuais e diretrizes para garantir as melhores
práticas;
● Senso de Autodisciplina: consiste na disciplina dos colaboradores em manter os padrões
5S, envolve comunicação e educação.

BPM- Mapemaneto

Business Process Mapping ou BPM é uma ferramenta para mapeamento das atividades necessárias para a entrega de um produto/serviço. Com ele podem ser identificadas informações importantes sobre cada atividade realizada, como o tempo necessário para completar a atividade, quem a executa, qual sistema é utilizado e se a atividade agrega valor, é
incidental ou desperdício. Através desse mapeamento criamos o fluxo da situação atual (As Is) para que seja mais fácil
visualizar necessidades de melhoria e a criação de um mapa futuro (To Be). É uma maneira de estruturar os fluxos de materiais e informações permitindo a implementação de melhorias e redução de custos e desperdícios.

Fluxo Contínuo e Sistema Puxado

Fluxo Contínuo significa conectar ao máximo as atividades que agregam valor ao produto ou ao serviço, com a mínima perda de tempo, movimentação ou espera, com o menor desperdício possível entre essas etapas. Ele acelera o processo, reduz estoque e lead time (tempo total de processo) e se relaciona ao Sistema Puxado, no qual o processo se inicia somente quando  cliente solicita o produto ou serviço, não havendo espera e acúmulo de produto pronto.

Trabalho Padronizado

Cria uma sequência para as atividades do fluxo ao estabelecer regras, procedimentos e métodos para a execução de tarefas, otimizando as movimentações e o fluxo do material e/ou informações pelo processo, reduzindo os desperdícios e balanceando a carga de trabalho entre a equipe, além de tornar o treinamento mais fácil.

POKA YOKE – Sistema a prova de erros

Sistema à Prova de Erros é uma abordagem sistemática para antecipar ou detectar defeitos potenciais no processo e evitar que esses cheguem aos nossos clientes. O sistema à prova de erros é formado por um conjunto de medidas que evitam ou impossibilitam a geração de erros durante o processo. Quando a prevenção não é possível, o sistema deve ser capaz de detectar os erros e não deixar que sigam pelo processo.

Gerenciamento da Rotina- Ciclo PDCA

O seu objetivo é auxiliar o desenvolvimento e a melhoria contínua nas organizações através de 4 ações: planeje (Plan): desenvolva uma hipótese; faça (Do): execute o experimento; verifique (Check): avalie os resultados; e aja (Act): aperfeiçoe sua experiência e dê início a um novo ciclo. A sua utilização traz benefícios como: padronização do trabalho, identificação de lacunas e conflitos nos processos, transformação dos problemas identificados em oportunidades, promove a gestão do tempo, aumenta a qualidade do trabalho, aumento da produtividade e garantia de processos estáveis, entre outros.

Gestão Visual

Existem diversos modos de implementar a Gestão Visual, como por exemplo uma lousa com a tarefa de cada funcionário e seu status, ou então um quadro das prospecções. A gestão visual traz benefícios como: acesso rápido à informação, aumenta o Senso de Responsabilidade, foco nos principais indicadores e mantém o time alinhado.

Plano KAIZEN

Plano de melhoria cujo objetivo é mudar os processos para torná-los melhores. Nós aqui do Grupo Engenho temos uma metodologia própria para a aplicação dessa ferramenta que basicamente consiste em 7 fases desde a preparação e mapeamento dos processos até o desenvolvimento e validação do plano de ação.