O que é Lean Office?

O que é Lean Office?

O Lean Office – escritório enxuto – surgiu a partir dos conceitos da produção enxuta e suas ferramentas de aplicação visam redução de desperdícios dentro dos escritórios por meio de um fluxo contínuo de processos que agreguem valor ao produto/ serviço entregue ao cliente, oferecendo ferramentas para fornecer à organização uma estrutura cujos processos estejam alinhados pela busca de melhorias constantes, maximização de lucros e a redução de custos. Para entendermos melhor o motivo da criação desse termo, de onde surgiu, precisamos fazer uma breve recapitulação sobre a história do termo Lean.

História

O termo Lean, inicialmente associado a Lean Manufacturing, teve sua primeira aparição após a Segunda Guerra Mundial, quando a Toyota precisava encontrar uma maneira de entrar no mercado de carros a passeio dominado pelos gigantes americanos. Foi dessa necessidade que o engenheiro e criador da Toyota, Taiichi Ohno, criou o Sistema Toyota de Produção (STP) cujo objetivo é a padronização de processos produtivos, eliminação de desperdício e a consequente redução de custos operacionais, que acarreta uma maior eficácia, otimização e qualidade dos produtos. Assim surgiu a filosofia Lean, que deixou de se restringir à Toyota e à produção e passou a ser utilizada nas mais diversas áreas empresariais e nos diversos setores do mercado. Além da questão produtiva, a filosofia se baseia em uma nova forma de pensar e orientar uma organização na busca de um mesmo objetivo. Porém, foi com a publicação do livro que o termo ganhou popularidade.

Desperdícios

Como já dissemos, uma das bases da filosofia Lean é a busca contínua pela redução dos desperdícios, pois você deve fazer apenas as atividades que criam ou agregam valor e que o cliente esteja disposto a pagar, dado que desperdício é qualquer atividade que consome tempo e recurso e que não adiciona valor ao produto ou ao serviço prestado. Segundo a filosofia Lean, há oito desperdícios:

1.Superprodução:

Quando se produz mais do que o cliente necessita ou deseja.

2.Excesso de inventário:

Qualquer peça, produto ou serviço que esteja além do que é necessário para completar o produto ou serviço para o cliente.

3.Espera:

Tempo gasto pelo produto entre as etapas dos processos. Ou o tempo gasto por uma pessoa esperando informação ou documento para iniciar sua atividade.

4.Excesso de transporte: 

Movimentar produtos de um local a outro sem adicionar valor.

5.Super Processamento:

O processo tem mais etapas do que necessário para completar o produto. Fazer mais atividades para adicionar valor ao produto que o cliente não vai pagar.

6.Defeitos:

Qualquer aspecto do produto ou serviço que não atende aos requisitos do cliente.

7.Excesso de movimentação:

Movimentação desnecessária de pessoas ou movimento de informação.

8.Criatividade não utilizada:

Perder ideias por não engajar ou não escutar os funcionários.

 

Foi dessa disseminação do pensamento enxuto que surgiu o Lean Office, que utiliza os mesmos conceitos, práticas e ferramentas da Lean Manufacturing, mas aplicadas aos escritórios, sejam eles as atividades de apoio para a manufatura ou mesmo em empresas cujo core business é a prestação de serviços. Aplicar o conceito de Lean em escritórios se faz extremamente necessário pois, segundo o artigo “Lean Office: gerenciamento do fluxo de valor para áreas administrativas – 8 passos para planejar, mapear e sustentar melhorias Lean nas áreas administrativas” de Tapping e Shuker (2010), cerca de 60% a 80% de todos os custos envolvidos para satisfazer a demanda de um cliente – seja uma peça fabricada ou uma
solicitação de serviço – é uma função administrativa. Todos os desperdícios citados no texto, mesmo que na sua origem tenham sido desenvolvidos para Lean Manufacturing, são perfeitamente aplicáveis para Lean Office, como pode ser
observado nos esquemas abaixo:

Exemplo de Lean em processos de manufatura

Há uma redução de estoques, o produto processado na atividade “A” vai direto para a “B” sem ter que esperar em estoques intermediários.

Exemplo de Lean em processos administrativos

Redução do número de etapas e/ou atividades para a entrega do produto, foco no que realmente agrega valor ao produto e ao cliente. Se quiser saber mais sobre como identificar desperdícios e tornar o processo enxuto, leia nosso artigo “Como Identificar desperdícios e oportunidades de melhorias nos processos administrativos”.