Papel da Governança na Gestão da Rotina
Segundo o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), a Governança Corporativa pode ser definida como um sistema pelo qual as empresas e demais organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre sócios, conselho de administração, diretoria, órgãos de fiscalização e controle e demais partes interessadas. Ou seja, ela é responsável por definir uma série de regras, processos, regulamentos, políticas externas e internas e assim, também é encarregada de estabelecer a rotina da empresa e de seus funcionários, e é claro, de como a
organização deverá ser administrada de maneira geral.
Falamos, então, que uma das funções principais da Governança Corporativa é definir a rotina da empresa e de seus funcionários; mas como colocar isso em prática? Nesse artigo vamos conversar um pouco sobre Gestão da Rotina: o que é, quais são seus benefícios e como implementar.
Gestão da Rotina
Definição
A Gestão da Rotina é uma metodologia de gestão usada com o objetivo de guiar as atividades cotidianas realizadas na empresa, para que todos os funcionários entendam suas responsabilidades e tenham capacidade de realizar suas atividades com a maior eficiência possível, aumentando a qualidade, diminuindo custos e buscando os melhores resultados
dos processos. Essa metodologia está sustentada por 3 pilares principais:
●Melhoria Contínua
●Trabalho Padronizado
●Tratamento de anomalias
Uma das técnicas mais utilizadas no Gerenciamento da Rotina é o Ciclo PDCA. O seu objetivo é auxiliar o desenvolvimento e a melhoria contínua nas organizações. De forma resumida, o PDCA consiste em 4 passos:
●Executar (Do): conduzir e executar o Plano de Ação;
sucedido e tomar ação corretiva em caso de insucesso.
Antes de explicarmos como implementar a Gestão de Rotina na sua organização, vamos
falar um pouco dos motivos para realizá-la e, ao chegar no passo a passo, você já estará
convencido de que sua empresa realmente precisa dessa implementação.
Falhas comuns devido à ausência de gestão da rotina
podemos citar:
●Dificuldade em definir prioridades nas tarefas delegadas;
●Falta de foco;
●Dificuldade em entender a real causa do problema;
●Baixo acompanhamento de indicadores
●Procrastinação;
Para que a Gestão da Rotina seja bem sucedida a Governança deve formular um
planejamento de rotina dos funcionários que deve ser gerenciado e controlado de perto
pelos supervisores. Quando bem implementada e monitorada, essa metodologia traz
diversos benefícios.
Benefícios
●Padronização do trabalho;
● Identificação de lacunas e conflitos nos processos;
● Transformação dos problemas identificados em oportunidades;
● Auxilia os colaboradores a entenderem suas responsabilidades para a execução
das atividades;
● Promove a gestão do tempo;
● Aumenta a qualidade do trabalho;
● Aumento da produtividade e garantia de processos estáveis;
● Aumento da satisfação do cliente interno;
● Maior previsibilidade das operações
Agora que você já percebeu que essa ferramenta é muito importante, vamos para o ponto
chave deste artigo.
1.Padronize os Processos
Como a Gestão da Rotina envolve várias ações e verificações cotidianas para que os colaboradores estejam aptos a desenvolver suas obrigações, isso se torna muito mais fácil com a padronização, pois assim consegue-se ganhar velocidade e aumentar a confiança dos profissionais no momento de execução das atividades.
A padronização dos processos também permite que a mesma atividade possa ser realizada por diferentes colaboradores, não sendo dependente de uma única pessoa.
2.Defina metas e projetos
A definição de projetos é importante para que o colaborador busque cumprir as rotinas traçadas, de modo que a empresa alcance os resultados esperados dentro do tempo programado.
3.Monitore o desempenho
Para que a Gestão da Rotina seja bem sucedida devemos monitorar o desempenho individual, grupal e da organização de modo geral. É necessário controlar as atividades e suas respectivas execuções para conseguirmos ver uma melhora significativa na performance da empresa.
O monitoramento pode ser realizado por meio de indicadores de processos (ler artigo XX).
4.Categorize rotinas operacionais
Uma prática valiosa e que pode ajudar a aumentar o desempenho na hora de executar tarefas rotineiras é a categorização de atividade e procedimentos em grupos por semelhanças. Assim, o funcionário consegue separar um período para realizar todas as tarefas do mesmo grupo, facilitando a manutenção do foco, já que é comprovado que ao tentar realizar tarefas muito diferentes nós tendemos a demorar mais para nos concentrarmos, gerando maior perda de tempo.
5.Priorize e delegue atividades
Aqui deve haver uma priorização de atividades para separar as normais das críticas, de modo a otimizar o fluxo de trabalho.
É fundamental também distribuir as tarefas e delegar rotinas, pois centralizar atividades é um costume extremamente negativo para o cumprimento de prazos e qualidade de entregas.
6.Reuniões de Planejamento e gerenciais
As reuniões de rotina com os times auxiliam e garantem o alinhamento e comunicação com os times. Elas podem acontecer com frequências e objetivos diferentes de acordo com as pautas definidas, sendo elas de planejamento ou de acompanhamento de resultados. O importante é garantir que todas as ações discutidas nas reuniões sejam documentadas em formato de plano de ação, de forma que sua evolução deve ser monitorada a cada reunião, garantindo o engajamento e senso de urgência do time.
7.Busque ferramentas para auxiliar na Gestão da Rotina
Outra ideia é o uso de um sistema de recompensas para cada período cujas metas foram atingidas. Um prêmio é concedido aos integrantes da equipe, dessa forma você motiva os funcionários a se manterem na rotina desenhada.
A Gestão de Rotina deve fazer parte da cultura da empresa e estar presente em todas as áreas da organização, pois, com ela, a organização estará mais preparada para lidar com mudanças, entregar resultados no prazo, ter organização para a execução das atividades e manter os colaboradores motivados e produtivos.
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